電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存義務者が電磁的記録で保存を行う際の要件を定めた法律です。保存方法は以下の3つに分類されます。
- 電子帳簿等保存: 自社作成の帳簿・書類を電子で保存
- スキャナ保存: 紙の書類をスキャンして保存
- 電子取引の保存: 電子データで受け渡しした取引情報を保存
1. 電子帳簿等保存の要件と対応ポイント
国税関係帳簿
- 操作マニュアルや契約書などシステム関係書類の備え付け
- ディスプレイ・プリンタ等の可視性の確保
- 税務当局の求めに応じて提出できる体制
- 優良帳簿の要件を満たせば加算税軽減あり
国税関係書類
請求書控や見積書控などを電子保存する場合は、帳簿と同様の要件が適用されます。検索機能の整備が特に重要です。
2. スキャナ保存の保存義務と手順
- 作成・受領後速やかにスキャン（規程が必要な場合あり）
- 解像度200dpi以上・カラー対応のスキャナ使用
- タイムスタンプ・訂正履歴管理を備える
- 帳簿との紐づけによる関連性の確保
- 日付・金額・取引先などの検索機能の実装
- 特例：軽微な書類や旧書類には要件緩和も
3. 電子取引の保存義務と検索要件
- 電子データ取引はすべて電子保存が義務化
- タイムスタンプ、履歴確認、訂正不可設定などの真実性の確保
- 迅速な表示・印刷ができる体制整備
- 検索機能：取引年月日・金額・取引先の複合検索が可能
- 小規模事業者には一部要件の緩和あり
まとめとサポート案内
帳簿の種類や保存方法に応じた適切な体制構築が、電子帳簿保存法への対応に不可欠です。
特に電子取引の保存は全事業者が対象となり、紙の保存では要件を満たしません。